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Die Geschäftsführerversammlung umfasst alle für die Geschäftsführung der Mitgliedsverbände zuständigen Personen oder deren Vertreterinnen und Vertreter sowie die Bundesgeschäftsführerin. Der Geschäftsführer des Europäischen Verbandes CIVILSCAPE nimmt auf Einladung als Gast teil.
Bei Bedarf nehmen die BHU-Fachreferenten an dem Treffen teil. Die Geschäftsführerversammlung tritt in der Regel 2 x jährlich zusammen und berät über das Arbeitsprogramm und die Vorhabenplanung. Sie dient in diesem Zusammenhang wesentlich der Abstimmung und Verzahnung der Aktivitäten auf Bundes- und Landesebene sowie der gegenseitigen Information.
Die Geschäftsführerversammlung ist außerdem dem Erfahrungsaustausch der Geschäftsführenden gewidmet. In der Regel wird ein Schwerpunktthema ausgewählt, das unter Einbeziehung externer Experten erörtert wird. Die Ergebnisse werden in sogenannten Handreichungen zusammengefasst.